Estudiantes Outgoing – Gestión de tu mobilidad: Pasos a seguir tras la adjudicación

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¡Felicidades por tu plaza de movilidad! Una vez confirmada tu estancia, comienza el proceso de preparación. Para asegurar que tu experiencia sea un éxito tanto académico como logístico, hemos dividido las tareas en tres fases temporales:

Antes de marcharse (preparación y documentación):

Esta es la fase de planificación donde se sientan las bases legales y académicas de tu estancia.

  • Acuerdo de Formación (Learning Agreement): es el documento más importante. En él se detallan las prácticas o asignaturas que realizarás y su equivalencia en la ESIHMar. Debe estar firmado por ti, por nuestro coordinador de movilidad y por la institución de acogida antes de tu partida.
  • Seguros obligatorios: Como se detalla en la sección anterior, deberás enviar copia de tu Tarjeta Sanitaria Europea y de las pólizas privadas (accidentes y responsabilidad civil) a través de las tareas específicas del Moodle.
  • Convenio de subvención: Es el contrato financiero que regula tu beca Erasmus+. Deberás firmarlo para poder recibir el primer pago de la ayuda.
  • Visados y Alojamientos: Aunque la ESIHMar te orienta, la gestión del alojamiento y la tramitación de visados (para destinos fuera de la UE) son responsabilidad del estudiante.

Durante la estancia (seguimiento clínico y académico):

Una vez en el destino, es fundamental mantener el contacto con la escuela y cumplir con los protocolos de llegada.

  • Certificado de Llegada (Certificate of Arrival): Una vez llegues a la institución de acogida, deberás pedir que firmen y sellen este documento y colgarlo en el Moodle. Este trámite activa el primer pago (70%) de tu beca.
  • Modificaciones del Learning Agreement: Si al llegar detectas cambios en el plan de prácticas o en las asignaturas, tienes un plazo determinado (normalmente un mes) para solicitar una modificación del acuerdo original.
  • Tutorización activa: Mantendrás contacto periódico con tu tutor de la ESIHMar para asegurar que los objetivos de aprendizaje se están cumpliendo y para comunicar cualquier incidencia.

Después de la estancia (cierre y reconocimiento):

A tu regreso, el último paso es formalizar el reconocimiento de los créditos para que conste en tu expediente.

  • Certificado de Estancia (Certificate of Attendance): es el documento que acredita las fechas reales de inicio y fin de tu movilidad. Es imprescindible para el pago del 30% restante de la beca.
  • Evaluación de prácticas y Transcript of Records: deberás entregar el documento de evaluación firmado por tu tutor en el destino.
  • Cuestionario: recibirás un cuestionario electrónico de la Comisión Europea sobre tu experiencia. Completarlo es un requisito obligatorio para cerrar el proceso y cobrar la segunda parte de la beca.
  • Reconocimiento de créditos: una vez entregada toda la documentación, la ESIHMar procederá a la validación de los créditos ECTS en tu expediente académico de la UPF.

Coordinación general del Servicio de Relaciones Internacionales